设计师如何快速提高工作效率

来源:设酷网     作者:日期:2020-08-28     浏览:162    评论:0    
  
核心提示:目录00.前言 01.做好设计计划,避免拖延 02.敏捷工作法,让计划赶上变化 03.排除干扰因素,学会“少就是多” 04.做好储备设计,一切尽在掌握 05.管理合作者时间,提高自我驱动 06.保持积极心态,注重健康管理 00.前言不知道作为设计师,你有没有这样一种感觉,每次看到

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00.前言

01.做好设计计划,避免拖延

02.敏捷工作法,让计划赶上变化

03.排除干扰因素,学会“少就是多”

04.做好储备设计,一切尽在掌握

05.管理合作者时间,提高自我驱动

06.保持积极心态,注重健康管理

 


00.前言


不知道作为设计师,你有没有这样一种感觉,每次看到站酷追波等设计网站的首页的时候,总有一些熟悉大佬的身影,除了感叹他们作品优秀之外,更多的是佩服他们愿意花时间整理自己的作品。相比自己,可能平时完成工作的时间都不够,甚至还要加班加点。每天下班的时候,感觉什么事情都没有做完,慢慢的,形成拖延症,久而久之,心力交瘁,感觉时间永远不够用。

 

事实上,造成这种情况的原因不是因为你的时间不够用而是你的工作效率太低。为什么这么说,高效率的工作习惯和方法完全可以让你轻松应付现阶段的工作,甚至还会留出充足时间去做工作之外的事情。接下来我将会从6个方面跟大家分享下如何快速提高你的工作效率

 


01.做好设计计划,避免拖延


首先高效率的工作必须要有一个清晰的计划。可能大家都知道做事要有计划,但是不知道为什么需要计划?


不知道你有没有遇到这种情况,早上刚到公司,接到了领导安排的一个任务,但是由于昨天的任务还没有完成,于是你想着先把昨天任务完成了,再完成今天的。正在做着突然其他部门又来一个任务,很急,于是你开始着手处理很急的活,来回修改几次,最终确定了方案,刚准备歇口气,领导突然问早晨的任务怎么样了?这时候的你已经浑然忘却了领导早晨交于你的任务,一看时间离下班还有半小时…

 

大家会发现如果做事没有条理和计划,人就会变得“健忘”,为什么会造成这种情况呢?因为人的大脑就像电脑的内存一样,一段时间内能储存的信息非常少,如果不能主动清空大脑,那么大脑就会自动清空之前的信息来接受新的信息。所以人就会忘记一些事情。

为了解决这个问题,做计划是必须的,将计划写在纸上或者便签上是为了主动清空大脑内存,避免重要的信息不被大脑自动清空。这里我给大家介绍两种计划表——设计项目表和日历表。



设计项目表


当公司设计项目比较多的时候,可以使用设计项目表,简单来说可以将大的项目尤其是你负责的部分,拆成各种小的任务,然后标注出项目名称、子任务、任务描述、任务进度、预计完成时间、验收人、截至日期等。下面我举例展示,



设计项目表的好处是让你清晰的看到自己的设计项目和工作量。每当新接到一个任务或者项目时,立刻加入设计项目表,这样你就不会再遗漏任何一个任务了,并可以通过子项目的工作量来合理安排自己未来的时间计划。



日历表


日历表相对于设计项目表时间颗粒度更细一些,以时间为基准,一般都是精确到“天”。根据设计项目表列出每天需要完成的任务,甚至是一个周内一个月内需要完成的任务,因为时间周期长,所以遵循“先大后小”原则,先把主要的重要的任务安排出来,然后根据任务重要层级安排其他任务,最后留出20%的缓冲时间,以应付突然接到的临时任务。


例如,如果一个项目需要10天来完成,那么我们给领导预估的时间一般就是12天。对待任务完成情况,领导非常不喜欢任务延期,所以宁愿早点完成也不要刚好卡到时间点。

 

中国有句古话叫“磨刀不误砍柴工”,做出好的计划,会有事半功倍的效果,有些朋友可能觉得做计划太麻烦根本没时间,其实不然。例如,日历表的“日计划”,你可以在下班路上,或者上厕所时间抽出5-10分钟就可以把计划搞定。

 

很有朋友也跟我提到过,平时自己在做计划,可是感觉自己的设计效率提高的不是很明显,最后索性也不做了。看了看他们的计划,原来是他们忽略了做计划中最重要的一步,那就是把“任务变动作”。来看下面这个例子:

大家有没有发现,A计划中,每条都是模糊的大概的任务,看完和没看感觉没什么区别,印象十分模糊,而B计划中就不一样了,看到了计划就知道该如何行动了,这就是所谓的将任务变动作。这是因为,人的大脑都是懒惰的,不想去处理复杂的抽象的事物,相反更容易接受具体的特定的事物。将设计计划具体到每个动作,大脑执行起来就会非常容易,工作效率自然就会提高。



快速行动四字诀


这里我也想引用汤君健老师的快速行动4字诀“转”、“做”、“存”、“扔”,配合计划表来提高设计师工作效率


 

“转”就是不应该由你做的事情,果断转出去。


在中国职场上,大家都好面子,本来应该由别人完成的事情让你去做,而你又好面子不好推脱,结果既耽误自己工作,心里又不痛快,我这里建议大家还是将这些别人能做的东西尽量转出去,不要什么活都往自己身上揽,最后成为能者多劳。你心里要想一点,转出去是为了让工作更好的完成。


例如:你是UI设计师,突然领导让你P张图,你手里本来有其他事情,这时候就可以跟领导沟通把P图的任务交给公司的其他设计师,并切记要告诉领导,你这会比较忙,在P图方面XXX人比你更专业。这样领导不会觉得你是因为怕麻烦而甩锅。



“做”就是重要的事优先去做,确定要做的事情趁热打铁。


例如:其他部门突然给你一个急活,例如让你P张图,这种又小又重要的事,尽量快速解决,否则你做其他事情的时候会一直想着它,不如尽早解决。还有平时做的项目源文件,素材一定要归类命名好,形成习惯,用到它们的时候能快速找到,不会因为找不到源文件或素材而浪费太多时间。



“存”就是没有办法马上做,需要大块时间未来处理的事情,加入设计项目表。


例如,领导安排了一个设计任务,需要市场部提供资料和素材,然而市场部说下午或者明天才能提供,这时候任务没法开展,不要干等浪费时间,将任务放入设计项目表,然后迅速处理其他重要事务。



“扔”就是转不出去,做不了,没必要存的任务,果断扔掉。


有了快速行动4字诀,是不是感觉忽然之间处理问题变的得心应手,而不再是手忙脚乱。




02.敏捷工作法,让计划赶上变化



不要过分追求细节


作为设计师,对细节的感知要高于常人,有些处女座或追求“完美主义”的设计师却过于在意细节,导致在细节中浪费太多时间而影响整体项目进度。例如:设计群总是有人会扔进去几张图,问大家哪个方案好些,其实就是一些细节区别,如果差不多方案,得到反馈也相对持平。其实没必要纠结这些细节问题,既然几张都可以,为什么不能给交付人多几个方案以供选择呢?这样既可以节省自己时间,也能体现出作为设计师的专业性。

 

做好本职工作


初入职场的人,积极性非常高,不仅完成领导安排的任务,跨部门的任务只要需要帮忙的,也会帮忙去做,最后成为大家提到的“能者多劳”。一旦任务多了起来,又不好拒绝,最后导致本职工作没有完成好,拖累的还是自己。所以,任何情况下都要首先保证做好自己的本职工作。

 

建立“最小交付意识”


设计师最害怕的是什么?对!就是方案被推翻重做。这是既浪费时间又浪费精力的事情。为了避免项目返工重做,作为设计师我们一定要建立“最小交付意识”。先做一些简单的效果图、方案图,约定时间让验收方过一下,确定方向是否正确,等确认完成后,在深入细节部分。一个完整的项目至少分4次验收,分别是:


a.初步沟通验收


项目进行到视觉设计这一步,切记先要和验收方充分沟通,了解他们的想法,并提供简单的效果图,方案图,不要过分纠结于细节,目的是需要验收方明确设计主题,设计风格,设计方向是否正确。这种情况下有很大概率会返工,所以要对验收方提的意见进行详细记录,以减少返工次数。


b. 深入优化验收


初步沟通验收没问题后,可以开始深入优化效果图并制作一些主要的页面。制作完毕后工作进度约占整体进度的2/5到1/3,这时就可以进行深入优化验收。需要让验收方判断视觉稿整体方向是否变化,风格是否一致,主题是否依然明确。

 

c.全部交付验收


深入优化验收完成后,就可以加快设计速率,将所有效果图批量制作后进行验收,这时候返工的风险和几率就会非常小,有的话也是一些小的改动。这也是设计师最喜欢的时间。

 

d.细节补充验收


最后,不要认为所有效果图交付了,输出了项目就完结了。总会有一些细节需要我们去补充和完善,同时解决验收方的疑问,这也最能体现出设计师的专业性。

建立“最小交付意识”能让我们很大程度上避免方案推翻重做,提高设计效率,节省时间,尤其是当验收方评审讨论的时候,你就多余的时间处理其他事情了。



03. 排除干扰因素,学会“少就是多”


设计上的“少就是多”估计大家已经听烂了,而这里的“少就是多”指的是精简自己的生活。


现代生活节奏很快,会有很多很多事情会轻易吸引我们的注意力,降低我们的工作效率,因为相比主动思考,大脑更喜欢被动接受。例如工作中,有弹出的提示,微信QQ、会议、新来的邮件,短信,电话等等,分分钟打断我们的思考和计划。生活中,设计群闲聊,朋友圈,抖音、追剧、八卦,等等。如何才能抵挡这些“诱惑”,提高我们的工作效率


首先,我们将所有要做的事情分为4类:


1、重要且紧急

2、不重要但紧急

3、重要但不紧急

4、不重要不紧急



1、干掉所有“不重要不紧急”的事情。


例如追剧、抖音、八卦、群内闲聊等。这些事情只会降低我们的工作效率,只有我们放松或消磨时间时才会用到它们。


2、拒绝大部分“不重要但紧急” 的事情。


比如跳出来的微信QQ、邮件提示,可参加可不参加的会议等。平时上班时间,我们可以将微信QQ邮件等屏蔽弹出,手机设置为静音状态,如果真有紧急事情,会有人来找你,如果有紧急电话,手机亮屏也是能看到的。


3、立即完成“重要且紧急”的事情。


比如明天要交付的效果图等。当你用心去完成一件重要事情的时候,你会发觉时间过的很快,而且内心感到非常充实,这才是高效率工作的标志。


4、最后把省出来的时间用在“重要但不紧急”的事情上。


这些东西看似不紧急,但是它们却非常重要。比如已完成项目的整理和复盘,对设计的思考和总结等。往往企业看你的作品集,就是看你对所做的工作有哪些成果和思考,这些事情值得我们持续投入时间去深耕。



相信大家已经听过facebook的创始人扎克伯格,虽然他非常富有,但是他衣柜里的衣服都是差不多一个色系和款式的。

(扎克伯格)

别人问他为什么?他说我已经很忙了,没有多余的时间去决定穿哪件衣服了。所以设计师提高工作效率,从精简生活开始。




04、做好储备设计,一切尽在掌握


曾有朋友问过我一个问题,公司项目周期短,给设计的时间就2-3天,输出的设计质量都不高,自己也不满意,但是如果借用别人的作品会有抄袭的嫌疑,自己去绘制,时间又不允许,如何能在保证品质的前提下,快速出图?


这个问题非常好,其实以前我也在纠结这个问题,为什么别人的项目出图都是又快又好?而到我们自己,保证质量和保证时间似乎只能二选一。不过,后来在工作的过程中,学到了一个方法可以解决这个问题。


笔者之前在长虹创新设计中心工作的时候,中心有个习惯,会有一些储备项目供设计师选择参与。具体来说就是根据现有趋势,先做某个领域的概念设计。之前,大家觉得储备项目非常虚,不能落地,不知道做这些项目有什么意义,直到后来才发现每次长虹出新系统或新电视的时候速度非常快,设计师直接可以参考储备项目的设计,在储备设计的基础上进行更改,设计效率大大提升,而平时储备设计基本都是在工作相对空闲的时候去完成的,这样时间得到了充分利用,长虹的设计效率也就非常的高,设计的更新换代也能紧跟市场需求


说回到我们自己,平时空闲时间可以多做一些与自己行业相关的概念设计,当有设计需求来的时候,我们才能够从容面对。参考之前的概念设计,甚至直接应用,这样就既能保证设计的质量,又能保证快速出图,二者都得到了兼顾。


很多人认为概念稿不落地,做起来没意义,其实这个观念是不对的,任何设计都是概念先行,现阶段技术没法实现,不一定以后实现不了。


 


05、管理上级时间,提高自我驱动


设计师应该都熟悉这样一个场景,下班准备回家时,领导突然通知说先别走,有个需求赶一下,加个班。每当遇到这种情况,我相信每个设计师都是崩溃的,甚至还有很多设计师在群里疯狂吐槽这样的领导,为什么不早说?没事找事做?


作为公司领导,除了CEO这种最高层级,剩下的中层领导大部分都会有一个对上的心态。通俗一点说就是对上的负责,你作为设计师负责完成领导交给你的任务,而且领导他主要负责他的上级交给他的任务,这时候因为任务繁多而且他还要兼顾对下管理,所以免不了对下的注意力就会不足,这样久而久之就会形成习惯,所以就会出现已经下班了还叫员工回来加班的情况。 



而且管理者还有一种微妙的心态,让下属忙起来,显得自己部门很重要,这样自然就会给下属找活。结果就会造成:


第一:领导对自己布置出去的任务没有概念,又喜欢不断的给下属加任务,如果你没有及时反馈手头的进度,领导会对下属的工作产生误判。


第二:如果领导布置了任务以后,下属没有主动反馈和汇报,一旦领导想起来就开始盯细节,催进度,事后就会认为下属的执行力不行。


对于这种问题,作为最底层的设计师如果想继续留在公司,那么就可以尝试帮助领导作时间管理。


首先,自己主动一些,找到领导,利用设计项目表主动汇报你的项目和任务进度。一般一周1次,或一周2次,具体次数按项目进度而定。


在这个沟通中,你可以就工作重点,请领导对你的工作优先级给出建议,对有可能错过时间点的事情,进行风险预估。沟通时间不需要太长,15分钟到半个小时就行,毕竟上级领导的时间比较宝贵。

作为领导,我相信他应该很欣赏你的这种做法,并对你的积极和上进给予肯定,就算最后真的进度没有跟上,也不会埋怨你,甚至会想方设法帮你解围。


要记住,设计师只要想找事做永远找的到,关键在于有没有把时间,花在真正重要的事上,得到领导的支持,会让你的工作事半功倍。


 


06.保持积极心态,注重健康管理


说到健康,这是对每个人来说都是最重要的,包括设计师。因为健康是一切的前提。


设计师需要长时间对着电脑做图,这就造成了久坐的习惯,颈椎病和腰椎间盘突出的风险远大于常人,其次因为加班导致的不规律的作息习惯和饮食习惯,导致设计师很容易患消化道类疾病。


国内的设计师大多数薪水普遍较低,但是工作强度却不比其他行业低,每天两点一线,996,压力非常大。如遇企业不景气,便成为首先考虑裁掉的一批。恐慌、焦虑、抑郁充斥每个设计师的内心。 


在这种激烈竞争环境下,如何保持积极的心态和高效率的工作?为此,笔者分享几点自己常用的方法,希望能帮助到你。


 


1、学会控制情绪,缓解焦虑


心理学家研究发现,关于情绪有三条重要的定律。


第一,人的脑子在一个时段只能主要存在一种情绪;


第二,相比正面情绪,人脑更容易产生负面情绪;


第三,人可以通过自主的训练来控制情绪。


看到第二条是不是就会感觉到快乐的时光总是短暂的。人类在进化的过程中,大脑会有保护机制,容易对潜在的危险和不确定性产生恐慌,人脑就会产生负面情绪,焦虑、恐惧、抑郁,导致工作效率下降,这都是正常的,所以我们要学会控制自己的情绪,让自己大部分时间保持正面积极的情绪。这里给大家介绍两种最简单的缓解焦虑的方法:



第一、回忆你值得感恩的事情。


心理学家研究发现,当人在做感恩这个行为时,很容易激发大脑的正面情绪好像全身做了热身一样,更容易抵抗寒冷。例如:当你感到焦虑或抑郁时,你可以感恩现在有个健康的体魄,比起医院里垂死挣扎的病人,已经是万分幸运的事了。你可以试试相当管用。

第二、情绪标签法,英文里叫做Mental Nothing。


如果你觉得自己非常焦虑,可以给这种感觉打一个标签,告诉自己这个是焦虑的感觉,如果你能在意识上去认知到焦虑的感觉,那你就不会那么焦虑了



2、学会科学饮食


对上班族来说,下午工作时很容易犯困,除了没休息好,这个因素外,还有一个重要的因素就是吃的不对,尤其是高碳水化合物的饮食,比如米饭和面条。为什么这么说?因为高碳水化合物食物会让人的血糖值变化过快,很容易产生睡意。

因此要想下午不犯困,一定要注意白天的饮食。在饮食方面,我也给大家分享几个重要的规律:


第一、少食多餐,变三顿为五顿;


第二、吃低糖高营养的食物,尤其是绿叶的蔬菜;


第三、多喝水,保持充足的水分。



具体来说你一天的饮食可以这样安排:

早餐:不要吃的太饱,要吃以高蛋白和高纤维为主的食物,尽量不要吃包子稀饭和油条;

上午10点-11点,可以吃一把坚果或者一小盘水果;

午餐:吃六七分饱,吃大量的蔬菜或者像鸡肉、鱼肉这样高质量的蛋白质;

下午3点-4点,再加一顿零食,比如蓝莓、草莓或者坚果;

晚餐:可以相对补充一些碳    水化合物,比如谷物杂粮。

科学的饮食可以保证你身体所需营养在一个均衡的范围内,工作时间精力充沛,效率自然会大大提高。




3、保证充足的睡眠和适量运动


最后一项,可能大家都知道的,不过在这里,我再捎带提一下。美国国家睡眠基金会基于很多专家的共识,推荐成年人每天的睡眠是7到9个小时。想想自己有没有睡够这么长时间,不过有些设计师朋友不是因为睡的晚,而是因为躺下睡不着,睡眠不太好。我这边也分享一些更容易入睡的方法,大家仅供参考。




第一、没事别上床


有些朋友早早躺倒床上,不是玩手机就是看视频,你要养成一个习惯,上床就是为了睡觉,让他们之间建立条件反射,每次上床以后,身体就知道要睡了。如果你躺下来20分钟后还没有入睡,那就起身离开卧室,进行放松。比如读本书,听听音乐或者走一走,只要你没有感觉疲倦,就不要回到床上。如果还是不能入睡,重复刚才这个过程。



第二、保持黑暗状态


睡觉时,卧室要保持黑暗状态,因为黑暗会刺激下丘脑分泌褪黑激素,引发睡意,因此屋子最好不要有强光,可以开一盏昏暗的小灯,让屋子暗下来。睡前一个小时也不要对着手机电脑等显示器。因为他们发的光会降低褪黑色的分泌,扰乱我们的生物钟。



第三、降低核心体温


大家是不是有这样的经验,洗完澡或者泡完脚后,更容易入睡。这是因为你洗澡或者泡脚的时候,体温会上升。当你结束以后,体温会下降,这个时候更容易引发人的睡意,如果你没有条件泡澡或者泡脚的话,也可以把空调或者窗户打开,至少盖一些被子,这样能更容易让你觉得困。



第四、增加白噪音


什么是白噪音?就是自然界的声音,例如动物的叫声、风雨的声音。在人类进化过程中绝大部分睡觉都不是在绝对安静的环境里。你也可以下载白噪音的手机软件APP,有自然界的声音陪伴,你会更容易入睡。



第五、让大脑进入疲劳状态


相信大家都会有这样的经历。上学的时候,老师一讲课,下面的学生就犯困。因为很多学生对所学的内容不感兴趣,所以昏昏欲睡。你可以利用这个原理,在睡前看一些平时不感兴趣的书籍,例如:内容比较抽象偏理论类的书籍,这能让你的大脑产生疲劳感,进而产生睡意。要注意,不要看一些剧情丰富,类似小说的书籍,这会让你越看越兴奋,难以入睡,不要适得其反。



总结


到这里,文章就结束了,感谢大家能耐下心来读完。这里顺便分享下我个人的感受,尽管上面的方法可以大大的提升我们的设计效率,但是落实在实际行动上,就个人而言每个点也不能完全做到,因为这些方法本来就是违背现在便捷的社会方式,不过我时刻都在督促自己,强迫自己去做,当然效果也是非常不错,只要你有一颗进取的心。


最后祝你身体健康,工作顺利!




参考文献:


《怎样成为时间管理的高手》——汤君健

《怎样成为精力管理的的高手》——张遇升


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本文来源:设计师如何快速提高工作效率    http://www.sjschina.com/archives/20806.html
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